Handleiding declareren

Bij het opstellen van een nieuwe declaratie wordt vanuit verschillende punten uit HAMMOCK samengevoegd. Dit zijn bijvoorbeeld dossiergegevens, informatie over de cliënt, tijdregels en verschotten. Dit tezamen vormt uiteindelijk de declaratie. Bij het definief maken van de declaratie wordt een PDF opgesteld en een e-mail met begeleidende tekst waarin de PDF als bijlage is toegevoegd.

Het opstellen van een declaratie is dus het samenvoegen van informatie. Dit betekent dus ook dat het declaratieproces vooral bestaat uit het controleren en accorderen van de declaratie. Het opstellen gaat letterlijk met één druk op de knop.

Stappenplan

Stap 1: Controleren van de dossiergegevens

Stap 2 Controleren van de debiteurgegevens

Stap 3: Uitdraaien en controleren declaratie advies

Stap 4: Accorderen door verantwoordelijke

Stap 5: Verwerken van de opmerkingen

Stap 6: Aanmaken en versturen declaratie

Stap 1 - Controleren van de dossiergegevens

Vanuit het dossier wordt de volgende informatie opgehaald:

Dossiernaam

Dossiernummer

Voorkeurstaal

Valuata

BTW

Factuurnaam

Deze gegevens worden eenmalig ingevoerd bij het aanmaken van een nieuw dossier. Vanuit HAMMOCK kunnen we dit standaardwaarden geven.

Je krijgt toegang tot deze instellingen via de pen rechtsboven bij het dossier.

Stap 2 - Controleren van de debiteurgegevens

Aan een dossier worden partijen toegevoegd. Deze partijen zijn gekoppeld aan partijrollen.

De partij klant/cliënt wordt gebruikt als standaard geadresseerde voor de declaratie. Het kan zijn dat de cliënt niet de debiteur is. In dat geval kan er via de partijrol Debiteur de debiteur worden toegevoegd. Een afwijkende debiteur komt regelmatig voor bij een door een rechtsbijstand verzekerde zaak of wanneer er sprake is van een groepsstructuur.

Om een declaratie aan een geadresseerde te kunnen versturen, zijn er een aantal velden verplicht. Alleen een bedrijfsnaam als “Waterzuivering Oost” is niet voldoende. Hetzelfde geldt voor een natuurlijk persoon. Alleen een voornaam is niet voldoende. Zorg dat de gegevens compleet en correct zijn.

Een declaratie wordt per e-mail gestuurd. Bij een onderneming als cliënt wordt de declaratie vaak verstuurd naar het bedrijf want dat is de debiteur. Steeds vaker is dit een speciaal hiervoor bedoelt e-mailadres, bijvoorbeeld inkoopfacturen@.... Dit e-mailadres vul je in bij de Financieel. Je vult hier de e-mailadressen in waar de declaratie heen gestuurd moet worden.

Stap 3 - Uitdraaien en controleren declaratie advies

Voordat gedeclareerd kan worden, zal gecontroleerd moeten worden of de gegevens correct, volledig zijn. Dit gebeurt door de verantwoordelijken.

Een overzicht met alle lopende dossiers waarin te declareren werkzaamheden en/of verschotten zijn, worden hierin getoond.

De declarant controleert de declaratieadviezen voordat deze wordt verdeeld. Bijvoorbeeld op de juiste tarieven, schrijffouten maar ook de tijdfactoren.

Stap 4 - Accorderen door verantwoordelijke

Het declaratieadvies wordt aan de verantwoordelijken overhandigd. Zij controleren het declaratieadvies en plaatsen waar nodig opmerkingen. Dit kunnen opmerkingen zijn zoals missende urenregels, een vaste prijs of dat deze maand de declaratie niet opgesteld moet worden.

Stap 5 - Verwerken van de opmerkingen

De verantwoordelijken sturen de declaratieadviezen met de opmerkingen retour aan de declarant. De declarant verwerkt als eerste de declaratieadvies. Het is aan te bevelen om eerst alle declaratieadviezen retour te krijgen, te verwerken en daarna pas te gaan declareren. Het kan zijn dat een tijdregel in een verkeerd dossier geboekt is. Dit moet dan eerst overgezet worden. Het aanpassen kun je het beste doen vanuit het tijdregistratieoverzicht of vanuit het dossier.

Stap 6 - Aanmaken en versturen declaratie

Het aanmaken en versturen van de declaratie is het meest eenvoudige (en snelle) gedeelte van het gehele proces.

Ga naar de declaraties, voeg een declaratie toe en automatisch worden alle tijdregels en verschotten toegevoegd. Bovenaan verschijnt een overzicht met daarbij de totaalbedragen, declaratienummer, referentienummers en het e-mailadres waar de declaratie heen gestuurd gaat worden.

Specifieke typen declaraties

Er zijn een aantal specifieke declaraties:

· Gesplitste declaratie

· Voorschotnota

· Betalende valuta

· Verzamelfactuur

Deze worden apart uitgewerkt.

Het grootste gedeelte van het declareren is hetzelfde gebleven als hiervoor. De manier waarop tijdregels worden verwijderd of worden toegevoegd is aangepast. De knop “Herschikken” is verwijderd en de opties op de rechte muisklik zijn weggehaald. Hieronder leg ik de veranderingen uit.

Type declaraties:

Bij het aanmaken van een declaratie, hebben we 3 type declaraties waaruit je kan kiezen.

Krediet (creditnota)
Declaratie
Voorschotnota

De type “Declaratie” voegt alle beschikbare factuurregels toe van de vorige maand. Mocht je in de laatste 14 dagen van de huidige maand zitten, dan zal het systeem alle beschikbare factuurregels toevoegen. De optie om alle regels toegevoegd te krijgen in de laatste 14 dagen van de maand kan uitgezet. Neem hiervoor contact op met de klantenservice.

Toevoegen

De knop “Toevoegen” maakt een nieuwe groep aan zonder naam. Zodra je hier op klikt, krijg je gelijk de mogelijkheid de groep een naam te geven en de groep te vullen met factuurregels of van de groep een prijsafspraak optie te maken.

Zodra je factuurregel groepen hebt, dan kan je door je muis op de groep te houden en dan op de bewerken pen te klikken. Het verwijderen van factuurregels is nu ook makkelijker gemaakt. Door je muis op de factuurregel te houden en op de prullenbak te klikken, kan je factuurregels verwijderen uit de groep. Geen zorgen, de factuurregels worden niet geheel uit het systeem verwijderd, deze worden weer toegevoegd aan de beschikbare factuurregels. Via de knop “Factuurregels toevoegen” kan je de beschikbare factuurregels toevoegen aan de geselecteerde groep.

Support

Alleen het toevoegen van groepen en factuurregels is anders geworden. Mocht je hulp nodig hebben bij het declareren, neem dan gerust contact op met support. Wij helpen je graag!

Gebruikershandleiding

Declareren