Opleiding nieuwe gebruiker
Deze pagina beschrijft de standaardopleiding voor nieuwe gebruikers van HAMMOCK: de praktische opzet, de opbouw met richttijden en de onderwerpen die bewust buiten de opleiding vallen.
De opleiding vindt online plaats via Microsoft Teams.
De trainer neemt de computer van de deelnemer over via TeamViewer of AnyDesk en laat in de applicatie direct zien hoe alles werkt.
De opleiding is het best te volgen op een monitor, niet op een laptopscherm.
De opleiding wordt ingepland via het bookingsformulier Tijd reserveren met Ernst Jolink | Hammock: HAMMOCK - Inplannen opleiding - 60 minuten
De onderdelen worden gedemonstreerd in een opleidingsdossier in de eigen klantomgeving.
Praktische opzet
Aandachtspunt: opnamevermogen
Nieuwe informatie wordt ongeveer 45 minuten goed opgenomen; daarna blijft er weinig meer hangen. De volledige opleiding duurt circa 50 minuten en zit daarmee op of net boven die grens.
Is één sessie niet voldoende of neemt de aandacht af, dan wordt een vervolgsessie ingepland (zie Verdeling over twee sessies hieronder).
Tijdsindeling
De tijden zijn richttijden en hangen af van de ervaring en vragen van de deelnemer. Klik op een onderdeel voor de uitwerking verderop op deze pagina.
# | Onderdeel | Inhoud | Richttijd |
|---|---|---|---|
1 | Kennismaking, verloop van de opleiding en opstarten van TeamViewer of AnyDesk. | 3 min | |
2 | De kernonderdelen van HAMMOCK en het belang van goed dossierbeheer. | 2 min | |
3 | Navigeren in de Standalone app via de hoofdtabs Dossieroverzicht, Partijenoverzicht en Tijdschrijfoverzicht. | 3 min | |
4 | De opbouw van een dossier, de preview van e-mails en bestanden, de lijstweergave en zoeken in documenten. | 5 min | |
5 | Dezelfde schermen binnen Outlook; de werking is gelijk aan de Standalone app. | 2 min | |
6 | Bedrijven en contactpersonen, partijrollen en zoeken op referentienummer. | 4 min | |
7 | Een brief maken en per e-mail versturen als Word-document en PDF, met automatische opslag in het dossier. | 6 min | |
8 | Automatische en handmatige verwerking van e-mails en het dagelijks bijwerken van inbox en verzonden items. | 5 min | |
9 | Bijlagen opslaan, bestanden importeren en hernoemen, mappen aanmaken, zoeken en SharePoint als opslaglocatie. | 6 min | |
10 | Notities toevoegen, vastpinnen en voorzien van een URL. | 2 min | |
11 | Uren schrijven vanuit de kalender, de tijdschrijfoverzichten en een dossier, en de juiste invoer van tijd. | 5 min | |
12 | Herhaling, aangevuld met agenda-uitnodigingen, meerdere ontvangers, e-mails als bijlage en ZIP-bestanden. | 5 min | |
13 | Laatste vragen, contact voor ondersteuning en de key users in de eigen organisatie. | 2 min | |
| Totaal |
| circa 50 min |
Verdeling over twee sessies
Sessie | Onderdelen | Richttijd |
|---|---|---|
Sessie 1: kennismaken en navigeren | 1 t/m 6, afgesloten met een korte vragenronde | circa 22 min |
Sessie 2: dagelijks werken | Korte herhaling van sessie 1, daarna 7 t/m 13 | circa 33 min |
Sessie 2 vindt bij voorkeur binnen enkele werkdagen na sessie 1 plaats, zodat de deelnemer tussendoor zelf met HAMMOCK kan werken.
Opbouw van de opleiding
1. Introductie (3 min)
Kennismaking en toelichting op het verloop van de opleiding.
Ervaring van de deelnemer met vergelijkbare applicaties en met het besturingssysteem (Windows of macOS).
Opstarten van TeamViewer of AnyDesk, zodat de trainer de computer kan overnemen.
2. Wat doet HAMMOCK? (2 min)
De kernonderdelen: relatiebeheer, documenten en e-mails, tijdregistratie en declareren.
Het belang van goed dossierbeheer.
3. Eerste indruk: de Standalone app (3 min)
De opleiding start in de Standalone app. Deze biedt meer ruimte dan de invoegtoepassing in Outlook en er staan geen andere applicaties omheen. Dat geeft een rustige eerste indruk.
De hoofdtabs aan de bovenkant:
Dossieroverzicht
Partijenoverzicht
Tijdschrijfoverzicht
4. Het dossier in detail (5 min)
De onderdelen van een dossier: partijen, e-mails, documenten, tijdschrijven en notities.
E-mails en bestanden bekijken in de preview.
Bestanden en documenten in de lijstweergave naast de mappenstructuur.
Zoeken op een zoekterm in de documenten.
5. HAMMOCK in Outlook (2 min)
Dezelfde hoofdtabs en schermen, nu in het opleidingsdossier binnen Outlook. De werking is gelijk aan die van de Standalone app: "Het is echt hetzelfde, kijk maar."
6. Werken met partijen (4 min)
De hiërarchie van partijen: een bedrijf met daaraan gekoppelde contactpersonen.
De verschillende partijrollen.
Een referentienummer toevoegen aan een partij.
Een dossier terugzoeken op basis van het referentienummer van de externe partij.
7. Brief en e-mail versturen (6 min)
Een brief maken aan de contactpersoon.
Een e-mail opstellen met de brief als Word-document én als PDF in de bijlage.
Na verzending krijgt de e-mail automatisch labels en wordt deze in het dossier opgeslagen.
Een reply met het dossiernummer in het onderwerp wordt automatisch verwerkt.
8. E-mailverwerking (5 min)
Automatisch verwerkte e-mails in het e-mailoverzicht.
Een e-mail zonder dossiernummer handmatig verwerken.
E-mails verwerken vanuit de Standalone app.
Het dagelijks bijwerken van de inbox en de verzonden items.
9. Bestandsbeheer (6 min)
Een bijlage vanuit een e-mail naar het bestandsoverzicht slepen.
Het bestand bekijken in de preview en de bestandsnaam wijzigen.
De bestandenpreview en de lijstweergave naast de mappenstructuur.
Zoeken in het documentenscherm.
Bestanden importeren, (sub)mappen aanmaken, bestanden hernoemen en drag-and-drop binnen de documenten.
SharePoint als opslaglocatie.
10. Notities (2 min)
Notities toevoegen, een notitie vastpinnen en een URL toevoegen.
11. Tijdschrijven (5 min)
De tijdschrijfkalender, inclusief de hover-functie op een maand.
Uren toevoegen vanuit de kalender, vanuit de tijdschrijfoverzichten en vanuit een dossier.
De invoer van uren, bijvoorbeeld 4:00 in plaats van 240.
12. Herhaling en aanvullende onderdelen (5 min)
Na het tijdschrijven zijn alle hoofdpunten behandeld. Ter herhaling komt de applicatie nog een keer aan bod, aangevuld met:
Een agenda-uitnodiging aanmaken.
Meerdere ontvangers toevoegen aan een bestaande e-mail.
Een e-mail met meerdere ontvangers aanmaken vanuit HAMMOCK.
E-mails als bijlage toevoegen aan een e-mail.
Een groot aantal bestanden verzenden als ZIP-bestand.
13. Afsluiting (2 min)
Ruimte voor laatste vragen.
Voor extra uitleg en vragen is HAMMOCK altijd bereikbaar.
De key users binnen de eigen organisatie hebben veel kennis van de applicatie en zijn het eerste aanspreekpunt.
Buiten de opleiding
De volgende onderwerpen komen bewust niet aan bod tijdens deze opleiding:
Een nieuw dossier aanmaken.
Declareren, inclusief digitaal declareren.
Procedures rond het verzenden van documenten.
Het takensysteem.
Interne werkwijzen van de klant.
Deze onderwerpen worden, waar nodig, behandeld door de key users bij de klant of in een aparte sessie.