Het kan soms voorkomen dat een klant je een mail stuurt zonder in het onderwerpregel jullie dossiernummer toe te voegen. Zodra de mail dan bij je binnenkomt wordt deze mail niet automatisch opgeslagen. Zodra dit gebeurd kan je de mail handmatig opslaan. Wij raden ook altijd aan eerst een mail op te slaan en dan pas te reageren op de mail. Dit zorgt ervoor dat je reactie automatisch wordt opgeslagen in HAMMOCK. Wij hebben 2 verschillende varianten van handmatig verwerken. In Outlook kan je hangmatig verwerken en via app.hammock.nl kan je handmatig verwerken. Beide werken net iets anders.
Handmatig verwerken via HAMMOCK in Outlook
In Outlook kunnen wij maar 1 mail per keer verwerken. Dit heeft te maken met hoe Outlook werkt en dat je via Outlook alleen 1 mail kan selecteren. Multiselect kan niet worden doorgestuurd naar HAMMOCK via Outlook. Om een mail te verwerken in Outlook moet je de volgende stappen doorlopen:
- Selecteer de mail die je wil verwerken.
- Open HAMMOCK in Outlook.
- Ga in het bovenste menu naar de envelop toe.
- Check de onderwerp regel van de geselecteerde mail en controleer of dezelfde onderwerp regel in HAMMOCK naar boven komt.
- Kies in de dropdown het dossier waar de mail opgeslagen moet worden(je kan de naam van het dossier in typen voor zoekresultaten)
- Druk vervolgens op verwerken.
...
HAMMOCK zal nu alle stappen doorlopen die uitgelegd staan in de uitleg van “Mailverwerker Algemeen”. Naast deze actie zal HAMMOCK ook het dossiernummer tussen vierkante haakjes toevoegen aan de onderwerpregel.
Handmatige verwerken via HAMMOCK WebApp
In de grote variant van HAMMOCK kan je ook mail verwerken. Wij halen dan een lijst op van de inbox en verzonden mail van de mails die nog niet zijn verwerkt in HAMMOCK. Je kan de meerdere mails selecteren en dan een selectie van mails opslaan in 1 dossier. De volgende stappen moet je doorlopen om mails te verwerken via de Grote HAMMOCK:
- Ga naar de grote variant van HAMMOCK. Je kan ook naar https://app.hammock.nl gaan.
- Ga in het bovenste menu naar de envelop.
- Er wordt een lijst opgehaald van alle mails die verwerkt kunnen worden.
- Als je de muis op 1 van de mails houdt, dan zie je achteraan een vinger verschijnen.
- Klik op de vinger om de mail te selecteren.
- Mocht je meer mails hebben die op hetzelfde dossier opgeslagen mag worden, selecteer dan de andere mails ook met de vinger.
- Klik vervolgens op verwerken.
- Zoek het dossier in de pop-up waar je de mails in wil opslaan.
- Druk vervolgens op verwerken.
...