Belangrijk om te weten is dat het slepen van de mail naar de gekoppelde mailmap is niet voldoende om de mail op te slaan in HAMMOCK. De mails die je ziet in HAMMOCK in het tabblad “E-mails” zijn de mails die zijn opgeslagen in de Shared Mailbox in een verborgen map. De mailmap die aangemaakt wordt onder de “Postvak In” is NIET gekoppeld aan het tabblad “E-mails”.
In deze handleiding leg ik uit hoe de mailverwerker werkt. Mails worden namelijk gedeeltelijk automatisch opgeslagen. Wij checken alle inkomende en alle uitgaande mails bij alle gebruikers die toegang hebben tot HAMMOCK. Wij bekijken de onderwerp regel of daar binnen vierkante haakjes een dossiernummer wordt aangeboden. Mocht dit het geval zijn, dan slaan wij de mail automatisch op. Zodra wij de een mail opslaan, voeren wij de volgende acties uit:
Wij geven de mail in de inbox 1 paarse label en 1 blauwe label. Zodat je kan zien of een mail opgeslagen is of niet.
Wij maken een kopie van de mail en die slaan wij op in de shared mailbox in een verborgen map. Hiermee is HAMMOCK gekoppeld.
Wij maken een folder aan onder je postvak in met de naam: dossiernummer - dossiernaam.
Wij maken nog een kopie van de mail en die slaan wij op in de folder onder je postvak in.
Belangerijk om te weten is dat alleen de originele mail die in de postvak in zit, die krijgt de paarse en blauwe label. De mails in de map onder je postvak in en de mail in de verborgen map die hebben deze labels niet. Mocht je de zoekfunctie van outlook gebruiken dan kan het zijn dat je een mail vind zonder een label terwijl de mail wel opgeslagen is.
Als je een mail verstuurd en je zet handmatig tussen vierkante haakjes het dossiernummer in het onderwerp, dan slaan we de mail automatisch op in HAMMOCK. Dit maakt niet uit via welke computer, tablet of mobiel de mail verstuurd is. Deze actie is gebonden aan je mailadres en niet aan het apparaat.